Diefstal, fraude en verduistering in dienstbetrekking. Van pennen en theezakjes tot laptops en (grote) geldbedragen. Iedere werkgever krijgt hier in meer of mindere mate mee te maken. Uw cliënten dus ook. Gelegenheid maakt de dief, dus hoe adviseert u als advocaat uw cliënten om die gelegenheid te voorkomen?
Drie voorwaarden die diefstal in de hand werken
Het lukt een werknemer pas om zijn werkgever eigendommen afhandig te maken, als aan drie voorwaarden is voldaan:
- Een sterke wil om diefstal te plegen
- Te veel gelegenheid
- Geringe controle en te kleine pakkans
Een werkgever heeft vooral zeggenschap over de laatste twee voorwaarden. Als advocaat is het dus zaak uw cliënt over die twee voorwaarden te adviseren. Voorkomen blijft nu eenmaal beter dan genezen.
Bied werknemers geen gelegenheid tot diefstal
Uw cliënt wil ondernemen. Zich bezig houden met naamsbekendheid, acquisitie en winstverhoging. Door die gezonde focus houdt een werkgever zich minder snel bezig met de risico’s op de werkvloer. De rotte appels die juist tot winstverlaging kunnen zorgen. Die elke gelegenheid aanpakken om de bedrijfsvoering te frustreren. Waarschuw uw cliënt hiervoor.
Binnen het arbeidsrecht worden werkgevers door rechters als de sterkere partij gezien en werknemers als de zwakkere. Biedt uw cliënt te veel gelegenheid tot fraude of diefstal op de werkvloer, dan zal dat hem in de rechtszaal duur komen te staan. Goede huisregels kunnen dit voorkomen. Stel deze samen met uw cliënt op, afgestemd op zijn bedrijf. In deze huisregels kunnen bijvoorbeeld de volgende bepalingen worden opgenomen:
- Alle bedrijfseigendommen, zoals schrijfwaren, etenswaren, bedrijfskleding, elektronica en (kas)geld zijn en blijven eigendom van werkgever. Toe-eigening hiervan door werknemer leidt tot arbeidsrechtelijke maatregelen, zoals loonstopzetting, schorsing of ontslag. Tassen en jassen kunnen bij een redelijke verdenking zonder toestemming van werknemer worden gecontroleerd.
- Werkgever kan onder bijzondere omstandigheden op de werkvloer gebruik maken van verborgen camera’s .[Let op dat een eventuele ondernemingsraad hiervoor wel instemming heeft verleend].
- Declaraties worden alleen na overlegging van een betalingsbewijs en akkoord van werkgever gehonoreerd.
- Het is niet toegestaan na [tijdstip] het magazijn te betreden.
- De kas wordt dagelijks door een tweede werknemer nageteld en opgemaakt.
- Computers kunnen bij een redelijke verdenking zonder toestemming van werknemer worden gecontroleerd op oneigenlijke handelingen, zoals onrechtmatige geldtransacties, doorsturen van vertrouwelijke bedrijfsinformatie aan derden of manipuleren van cijfers.
Adviseer geen strafrechtelijke termen in de huisregels, omdat dit een onnodig verzwaarde bewijslast met zich meebrengt. Door werknemers te binden aan dit soort huisregels, kan er geen misverstand ontstaan over wat wel en wat niet geoorloofd is op de werkvloer. Bovendien telt een gewaarschuwd mens voor twee. Gaat een werknemer desondanks in de fout, dan staat uw cliënt sterker in zijn schoenen en weet u een rechter eerder te overtuigen om in het uiterste geval tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst over te gaan. Lees hier ook over in het blog van Recherchebureau Heijm: Waarom goede huisregels onmisbaar zijn voor uw bedrijf.
Zorg voor controle op diefstal. Schakel indien nodig een recherchebureau in
Huisregels werken natuurlijk alleen als ook daadwerkelijk op naleving wordt toegezien. Adviseer uw cliënt om zowel op vaste tijden, als steekproefsgewijs te controleren. En misschien nog wel belangrijker: wijs hem erop dat hij geen onderscheid mag maken tussen de werknemers. Ook de directie moet zich houden aan de regels: practice what you preach.
Heeft uw cliënt niet zelf de middelen om bijvoorbeeld laptops te controleren op oneigenlijke handelingen of de juiste camera’s in te zetten? Dan kunt u samenwerken met een hierin gespecialiseerd recherchebureau, zoals Recherchebureau Heijm. Hoe eerder diefstal, fraude of verduistering worden ontdekt of voorkomen, des te kleiner de kans op schade.
Wees extra alert bij ontevreden of desperate werknemers
De kans op diefstal op de werkvloer is het grootst bij werknemers die ontevreden of desperaat zijn. Wijs ook hier uw cliënt op. Wordt een werknemer ontslagen wegens bedrijfseconomische redenen, maar moet hij nog wel drie maanden werken zonder zicht op een nieuwe baan? Heeft een werknemer ontslag genomen en vermoedt u dat hij naar een concurrent overstapt? Is een werknemer ontevreden, omdat hij geen loonsverhoging krijgt? Zit een werknemer in grote financiële problemen? Allemaal situaties waarin uw cliënt extra alert zou moeten zijn. Want: waar een wil is, is een weg.
Samenwerking tussen jurist / advocaat en recherchebureau
Wilt u uw cliënt een dienst bewijzen door hem tijdig te adviseren over het voorkomen van fraude, verduistering of diefstal op de werkvloer? Wees u dan bewust van de drie voorwaarden die diefstal in de hand werken. Iedere cliënt vergt weer een ander advies. Bedrijfsrecherche Heijm helpt u hier graag bij en onderzoekt voor u op welke wijze uw cliënt diefstal het beste kan voorkomen of opsporen. Neem vrijblijvend contact op met Recherchebureau Heijm.
