Gedragscode opstellen voor beginnende bedrijven

Begint u net een nieuw bedrijf? Dan zijn er ontzettend veel zaken om over na te denken. Personeel, arbeidscontracten, een gebouw en allerlei papierwerk. Ook huisregels of een gedragscode horen daarbij; de belangrijkste basis voor een goede werksfeer in uw bedrijf. Een gedragscode opstellen is nog lang niet eenvoudig, daarom hebben we onze allerbeste tips op een rij gezet.

Dit zijn we en zo werken we

Als u een bedrijf begint en personeel aanneemt, bent u opeens leidinggevende. En moeten mensen werken volgens uw normen en regels. Maar welke zijn dat precies? In een gedragscode kunt u veel zaken opnemen. Bijvoorbeeld wat uw doelstellingen zijn, hoe medewerkers zich onderling en naar klanten moeten gedragen, welke dingen absoluut verboden zijn en welke consequenties overtredingen heeft. Zo’n document is niet alleen belangrijk voor een prettige werksfeer, maar komt ook van pas als het onverwachts toch misgaat en u een medewerker moet ontslaan voor wangedrag.

Wat neemt u op?

Een gedragscode opstellen doet u natuurlijk vooral om te zorgen dat medewerkers tijdens werktijden doen waarvoor u ze betaalt. Het maakt voor medewerkers duidelijk wat ze wel en niet mogen. Belangrijke onderwerpen om te laten terugkomen in de interne gedragscode zijn:

• Werktijden 
• Taken en werkweigering
• Omgangsvormen tussen collega’s
• Omgangsvormen met leidinggevenden
• Omgang met klanten
• Interne en externe communicatie
• Gebruik van social media
• Privégebruik van zakelijke eigendommen zoals telefoons en laptops
• Ziekmeldingen
• Gebruik van verdovende middelen
• Ziekmeldingen
• Persoonlijke bezigheden onder werktijd
• Concurrentiebeding
• Geheimhouding
• Belangenverstrengeling
• Omgang met data

En nu even concreet

Gaat u een gedragscode opstellen? Dan is het belangrijk om dit toe te spitsen op uw eigen bedrijf. De regels hebben pas zin als uw medewerkers zich erin herkennen en het logisch vinden om zich eraan te houden. Wees daarom concreet:

• Leg regels duidelijk uit; wees niet vaag of abstract maar vertel precies wat wel en niet mag
• Geef voorbeelden en beschrijf praktijksituaties die zich kunnen voordoen. Bijvoorbeeld als het gaat over omgang met data: waar slaan medewerkers informatie op? Waarom? Wat kan er misgaan als ze niet volgens die regels werken? U voorkomt zo dat medewerkers een eigen invulling geven aan de regels. Bovendien maakt dit het makkelijker om consequenties te verbinden aan overtredingen.
• Vertel (eventueel per overtreding) wat de consequenties zijn als medewerkers zich niet aan uw regels houden.

Gedragscode opstellen: extra tips

Nog een aantal tips om u verder op weg te helpen.

1. Denk goed na wat u gewenst en ongewenst gedrag vindt
2. Denk ook na over gedrag buiten werktijd
3. Stel een gedragscode al op voordat mensen in dienst komen
4. Maak duidelijk welke controlemaatregelen u invoert, zoals camerabewaking.
5. Zorg dat u een gedragscode opstelt die overeenkomt met de Nederlandse wet- en regelgeving.
6. Maak consequenties duidelijk (en volg die in de praktijk ook altijd op om geloofwaardig te zijn als werkgever).
7. Zorg dat medewerkers de gedragscode onder ogen krijgen, bijvoorbeeld door hem op te nemen in een arbeidscontract. Een arbeidsrechtadvocaat kan u goed advies geven.
8. Steek de gedragscode positief in: waarom is dit voor iedereen het beste!? Op die manier is de kans het grootst dat medewerkers zich erin kunnen vinden.

Recherchebureau Heijm: als het toch misgaat

Heeft u een goede gedragscode opgesteld, zijn uw medewerkers op de hoogte van de regels maar gaat het toch mis? Dan kan recherchebureau Heijm u helpen bij onderzoek en het vinden van bewijs voor een rechtszaak en/of ontslagprocedure.

Wij wensen u een vliegende start van uw bedrijf met de opgestelde gedragscode . Hulp nodig? Lees alles over ons of neem contact op.