Een aantal maanden geleden plaatste recherchebureau Heijm een veelgelezen blog met praktische tips om bedrijfsfraude te voorkomen. Deze week: aanvullende tips op digitaal gebied. Pas ze toe en voorkom digitale fraude!
Om digitale fraude te voorkomen is het belangrijk dat werkgevers op papier zetten wat de geldende werkprotocollen zijn.
Net als bij “gewone” bedrijfsfraude is het belangrijk om in de huisregels op te nemen wat de consequenties zijn als een werknemer zich niet aan het reglement houdt. Laat deze documenten altijd lezen en ondertekenen en neem ze eventueel op in de arbeidsovereenkomst. Op die manier is zowel voor werkgever als werknemer glashelder wat wel en niet wordt geaccepteerd.
Als bedrijf beschikt u ongetwijfeld over gevoelige informatie waarvan u niet wilt dat die in verkeerde handen valt. Overweeg daarom om ieder personeelslid een eigen account toe te wijzen met eigen rechten. Op die manier kunt u als werkgever zelf bepalen wie welke informatie kan inzien en wie die kan bewerken. Zeker met een groot personeelsbestand is dit een eenvoudige manier om digitale fraude beheersbaar te houden.
Om digitale fraude te voorkomen – maar ook om dit achteraf op te sporen – is het belangrijk om regelmatig back-ups te maken van uw systeem. En een logging bij te houden van de (online) handelingen van uw medewerkers. Er zijn hiervoor verschillende softwarepakketen beschikbaar met ieder hun eigen mogelijkheden. Stel medewerkers op de hoogte dat u hun handelingen vastlegt. Dit heeft een preventieve werking. Als er onverhoopt toch digitale bedrijfsfraude wordt gepleegd, kunt u de informatie bovendien (laten) gebruiken voor waarheidsvinding en dossier-opbouw.
Antivirussoftware heeft misschien niet direct een preventieve werking tegen digitale fraude, maar helpt u als werkgever wel om problemen met uw apparatuur te voorkomen. Gebruikt een werknemer de computer – tegen de regels in – toch voor ongewenste doeleinden zoals het downloaden van spelletjes of kijken van porno? Dan is uw systeem beschermd tegen virussen, malware, trojan horses en andere ellende. Eventueel kunt u ook besluiten bepaalde websites te blokkeren vanaf uw IP-adres.
Huisregels opstellen is mooi, maar de naleving ervan is nog veel belangrijker. Door een periodieke controle uit te voeren in uw systemen, laat u zien dat u uw bedrijf serieus neemt. Betrapt u een medewerker op digitale fraude? Bijvoorbeeld met valse declaraties, lekken van vertrouwelijke gegevens of verkopen van informatie? Laat dan – direct – de consequenties gelden die u heeft opgesteld en laat zien dat u menens is.
Wilt u meer weten over digitale fraude? Heeft u het vermoeden dat een medewerker fraude heeft gepleegd? Neem dan contact op met recherchebureau Heijm om de mogelijkheden te bespreken. Een onderzoek door professionele bedrijfsrecherche helpt u bij een eventuele ontslagprocedure.
Gerelateerd blog:
Heeft u vragen? Wij staan voor u klaar.
Specialst Arbeidsrechtelijk & Fraude onderzoek
Saturnusstraat 46-62
2132HB Hoofddorp (uitsluitend op afspraak)
M: 06-39473932
T: 020-8100929
POB vergunning: 1232
CBP: 1445601
KvK: 37120984
BTW: NL.814945697