Creatief met declaraties, diefstal uit de kluis, onterecht ziekteverzuim, gelekte klantgegevens: vroeg of laat krijgt bijna ieder bedrijf te maken met fraude door personeel. Interne criminaliteit. Hoe pak je dit als werkgever aan, zonder direct je pand te bewapenen met camera’s en cijfersloten? Gebruik deze checklist van recherchebureau Heijm.
1. Screening van personeel & Verklaring Omtrent Gedrag
In de zoektocht naar betrouwbaar en integer personeel, laten bedrijven hun kandidaten steeds vaker een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) laten aanvragen. Of zij laten hen screenen via een antecedentenonderzoek. Zo’n screening is een vak apart, maar erg nuttig om bedrijfsfraude al in een vroeg traject aan te pakken en te voorkomen. Bij een antecedentenonderzoek wordt onder andere naar de volgende zaken gekeken:
- Klopt het curriculum vitae?
- Zijn opleidingen wel echt gevolgd?
- Zijn diploma’s onvervalst?
- Klopt de werkhistorie?
- Is deze persoon daadwerkelijk wie hij of zij beweert te zijn?
- Is er een historie van problemen of ziekteverzuim?
2. Stel gedragsregels op en laat die ondertekenen
Zorg als werkgever dat de regels, procedures, declaratieprotocollen en gedragscodes van uw bedrijf op papier staan. Hoe moet het personeel omgaan met bedrijfsgegevens? Via wie loopt een ziekmelding? Waar worden spullen opgeruimd? Mogen auto’s van het werk worden gebruikt voor privédoeleinden? Et cetera.
Leg ook vast wat de consequenties zijn als een werknemer zich niet aan het huishoudelijk reglement houdt en laat de documenten altijd lezen en ondertekenen. Op die manier is voor beide partijen glashelder wat wel en niet wordt geaccepteerd. Niet alleen schrikt deze manier van werken de neiging tot frauderen af, het helpt u ook bij een ontslagprocedure. Mocht het onverhoopt zover komen.
3. Bescherm vertrouwelijke gegevens
De laatste jaren neemt fraude met bedrijfsgegevens sterk toe. Denk aan vertrouwelijke bedrijfsinformatie of klantgegevens die door personeel worden gelekt naar de concurrent. Probeer dit te voorkomen.
- Beveilig computers met wachtwoorden
- Wijzig wachtwoorden op regelmatige basis
- Kies voor verschillende autorisatieniveaus: welk personeel kan bij welke informatie?
- Bewaar vertrouwelijke papieren informatie altijd in een kluis.
4. Beveilig uw spullen
Spullen die open en bloot voor het oprapen liggen, kunnen mensen in de verleiding brengen tot frauderen. Probeer dit als werkgever zoveel mogelijk te voorkomen door uw kostbare spullen te beveiligen. Bijvoorbeeld met:
- Camerabeveiliging
- Wachtwoorden
- Cijfersloten
- Toegangscontrole
- Goederenregistratie
- Kilometerregistratie auto’s
- Personeelskluisjes of kasten
- Kluizen voor kostbare spullen
Zorg ook dat spullen, pasjes en gegevensdragers worden ingeleverd door personeel dat het bedrijf, om welke reden dan ook, verlaat.
5. Zorg voor een open cultuur
Bedrijfsfraude oplossen? U kunt nog zo uw best doen om spullen en informatie te beschermen, uiteindelijk bedrijfsfraude voor het grootste deel af van de intenties van uw personeel. Daarom is het als – naast bescherming en beveiliging – minstens zo belangrijk te werken aan een open bedrijfscultuur.
Binnen een bedrijf waar werknemers en werkgevers elkaar durven aanspreken op gedrag en zaken kunnen bespreken, kan een hoop ellende worden voorkomen. Stel dat een werknemer thuis ernstige problemen of schulden heeft en dit met u bespreekt, bent u in de mogelijkheid hulp(verlening) aan te bieden. En eventuele bedrijfsfraude of ziekteverzuim te voorkomen.
Het kan ook nuttig zijn een vertrouwenspersoon in dienst te hebben, waar personeel terecht kan met problemen.
6. Leg fraude vast in een dossier
Vermoedt u ondanks alle maatregelen toch fraude binnen uw bedrijf? Verzamel dan alle informatie in een dossier. Welke spullen zijn verdwenen? Welke bedrijfsgegevens zijn op straat komen te liggen? Wie konden daarbij? Zo’n dossier interne fraude kan u later helpen bij een eventuele ontslagprocedure.
7. Walk your talk: neem die vervolgstappen
Weet u welk personeelslid verantwoordelijk is voor de bedrijfsfraude? Zorg dan dat u de consequenties die u heeft opgesteld voor het overtreden van het huishoudelijk reglement, daadwerkelijk uitvoert. Bijvoorbeeld ontslag, het betrekken van een advocaat of aangifte bij de politie. Dit is een duidelijk signaal naar al uw personeel dat fraude niet wordt getolereerd. Walk your talk.
Weet u niet welke werknemer verantwoordelijk is voor de bedrijfsfraude? Dan kunt u ervoor kiezen een particulier recherchebureau in te schakelen om onderzoek te doen naar de interne criminaliteit. Recherchebureau Heijm in Amsterdam is niet alleen gespecialiseerd in antecedentenonderzoek (zie stap 1) maar ook de aanpak van bedrijfsfraude en personeelsfraude. Wij helpen u graag.
