Waar mensen zijn, komt fraude voor. Ook binnen bedrijven. Hoewel niet alles in regels en richtlijnen kan worden gegoten, is fraudepreventie erg belangrijk. Om persoonlijke en financiële schade tegen te gaan, om imagoschade te voorkomen en om de sfeer binnen het bedrijf goed te houden. In dit artikel van recherchebureau Heijm hebben we een aantal noodzakelijke tips op een rij gezet.
1. Financiën
Veel bedrijven treffen maatregelen om fraude te voorkomen. Toch kan er altijd iets misgaan. Met declaratieformulieren, met kasbeheer of met de boekhouding. Geld wegsluizen is een van de meest voorkomende vormen van bedrijfsfraude. U kunt onderstaande werkwijzen overwegen:
- Screening van personeel en leveranciers (preventief)
- Vier-ogen-principe
- Steekproeven
- Registratiesystemen
2. Producten
Diefstal vanuit het magazijn, spullen voor niets doorverkopen aan vrienden of familieleden, sjoemelen met voorraden: ook bedrijfsproducten lenen zich goed om te frauderen. U kunt onderstaande werkwijzen overwegen:
- Screening van personeel en leveranciers (preventief)
- Duidelijke regels (preventief)
- Vier-ogen-principe
- Beveiliging (fysiek of camera’s)
- Regelmatige inventarisaties
- Fouillering
3. Data
Bedrijfsgegevens zijn eenvoudig te kopiëren en misbruiken. Zeker als ze zijn geprint, want dan laten ze geen digitale sporen na. Heeft u binnen uw bedrijf veel te maken met gevoelige informatie en bent u bang voor lekken? Dan kunt u onderstaande werkwijzen overwegen:
- Screening van personeel (preventief)
- Beleid: zoveel mogelijk digitaliseren
- Printers verwijderen
- Clean desk policy / flexplekken
- Beveiliging van bijv. archief
4. ICT
Ook digitale gegevens vragen om gedegen fraudepreventie. Of eigenlijk: vooral digitale gegevens. Als bedrijf verzamel je veel informatie op allerlei apparaten en gegevensdragers. Van klantenbestanden en ideeën tot prijslijsten en gevoelige persoonsgegevens. Onderstaande werkwijzen zijn optioneel om misbruik te voorkomen:
- Risicomanagement: risico’s in kaart (laten) brengen
- Voorschriften opstellen
- Bewustwording bij medewerkers verhogen (bijv. wachtwoord-policy)
- Goede informatiebeveiliging (netwerkbeveiliging, et cetera)
- Controles inbouwen (virussen, malware, spyware, et cetera)
- Zorgen voor back-ups en logging
5. Tijd
Als bedrijf bent u niet alleen afhankelijk van geld of goederen, ook van tijd. Tijd die medewerkers of freelancers besteden aan het werk dat moet gebeuren. Als u bang bent dat er uren weglekken, kunt u volgende werkwijzen overwegen:
- Huisregels opstellen
- Output van de medewerker beoordelen of vergelijken met collega’s
- Urenregistratiesysteem
- Periodieke controles
Wanneer fraudepreventie?
Hou er rekening mee dat alle extra regels en richtlijnen die u in het leven roept, tijd en geld kosten om te controleren. U kunt er als bedrijf ook voor kiezen om de verantwoordelijkheid voor een goede gang van zaken in vertrouwen bij werknemers neer te leggen en in te grijpen als blijkt dat hiervan misbruik wordt gemaakt. Een recherchebureau kan dan ondersteunen met onderzoek en de afwikkeling van verdere procedures.
Heeft u hulp nodig bij een personeelsscreening of bij uw risicomanagement? Of is er al sprake van fraude en heeft u daar hulp bij nodig? Neem contact op met onze ervaren bedrijfsrechercheurs.
Neem contact op
