Een medewerker die regelmatig geld doorsluist naar zijn eigen rekening. Gevoelige bedrijfsinformatie die wordt doorgestuurd. Onverklaarbare orders. Voorraden die niet kloppen of dubieuze boekingen op naam van uw onderneming… het zijn allemaal voorbeelden van fraude op de werkvloer. Hoe fraudegevoelig is uw bedrijf eigenlijk?
Fraudegevoeligheid van organisaties
Voor een werkgever is het de moeite waard om een inventarisatie te doen van de fraudegevoeligheid van de organisatie. Zijn er verbeteringen aan te brengen binnen bestaande structuren om te voorkomen dat werknemers in de verleiding komen om over de schreef te gaan? Veel gevallen van fraude zijn te voorkomen door ervoor te zorgen dat werknemers niet in de gelegenheid of op het idee komen om fraude te plegen. Verplaats uzelf in een werknemer en maak een analyse van momenten waarop een werknemer in de verleiding kan komen. Stel daarna duidelijke huisregels op.
Fraude van buitenaf
Veel bedrijven hebben te maken met fraude van buitenaf. Een steeds meer voorkomende en zeer ontwrichtende vorm is identiteitsfraude. Ondernemers ontvangen ongevraagd producten, maar moeten daar wel voor betalen. Ook kan het gaan om valse facturen of spookfacturen.
Vorig jaar kwamen er bij het Centraal Meldpunt Identiteitsfraude (CMI) 1700 meldingen binnen. Volgens beveiligingsexperts is de kans groot dat dit aantal flink stijgt, onder andere te wijten aan gebrekkige computerbeveiliging.
Hoe kunt u identiteitsfraude voorkomen?
- Controleer bestellingen. Bel klanten na als er orders worden geplaatst die afwijkend zijn. Doe onmiddellijk aangifte als u het vermoeden heeft van fraude en bewaar de facturen.
- Bescherm uw gegevens. Streep het BSN Nummer door als er een kopie van uw identiteitsbewijs wordt gevraagd.
- Zorg ervoor dat er zo min mogelijke persoonlijke informatie van u en uw werknemers te vinden is in het computersysteem.
- Kies, indien mogelijk, bij inschrijving in de Kamer van Koophandel niet voor uw huisadres als adres voor uw onderneming
- Controleer het adres van binnengekomen bestellingen als het nog niet in uw administratie voorkomt. Fraudeurs laten graag bestellingen bezorgen bij leegstaande of te koop staande bedrijfspanden
- Wees alert op gewijzigde bankrekeningnummers. Controleer of deze wijziging juist is en of het nieuwe nummer kan worden gekoppeld aan de klant.
Bent u een kleine ondernemer of een eenmanszaak? Wees dan extra alert. Deze groepen krijgen het meest te maken met zakelijke identiteitsfraude.
Fraude van binnenuit
Naast fraude van buitenaf kan er ook sprake zijn van fraude op de werkvloer zelf. Denkt u hierbij aan ongeoorloofd verzuim, fraude met urenregistraties, onjuiste declaraties of sweethearting: goederen die onder de verkoopprijs worden verkocht of zelfs weggegeven door medewerkers.
Veel van deze fraudevormen zijn te voorkomen door:
- In een vroeg stadium is het van belang om personeel goed te screenen. Voordat iemand in dienst komt. Bij bepaalde beroepsgroepen zijn er ook nog mogelijkheden om medewerkers te laten screenen tijdens hun dienstverband.
- Het opstellen van huisregels waarin u duidelijk uitlegt wat u verstaat onder fraude en welke stappen ondernomen worden na frauduleuze handelingen.
- Fraude is vaak ook te voorkomen door een open bedrijfscultuur: wees duidelijk in wat u van uw werknemers verwacht en geef ook zelf het goede voorbeeld.
- Bij een vermoeden van fraude mag u steekproefsgewijze controles te doen. Dit betekent dat u bijvoorbeeld tassen kunt controleren.
- Heeft u fraude geconstateerd? Handel dan volgens de huisregels en verbind daar de consequentie aan die daarin is vastgelegd.
- Zorg ervoor dat uw ICT-infrastructuur op orde is. Versleutel gevoelige informatie en geef medewerkers beperkte toegang. Niet iedereen hoeft toegang te krijgen tot uw hele netwerk.
- Ook uw fysieke toegangscontrole moet waterdicht zijn. Kies zorgvuldig wie toegang heeft tot bepaalde deuren, poorten of kluizen.
Is uw bedrijf fraudegevoelig? Heijm adviseert
Neemt u graag het zekere voor het onzekere? Laat recherchebureau Heijm u dan helpen om te inventariseren of uw bedrijf fraudegevoelig is. Te laat? Ook bij bestaande fraudesituaties helpen we graag met advies en onderzoek.
Neem contact op
