Vervolgstappen bij interne fraude

Een rammelende boekhouding, frauduleuze ziekmeldingen of uitgelekte bedrijfsgegevens: vroeger of later komt vrijwel ieder bedrijf een keer voor interne fraude te staan. Wat kunt u als werkgever doen als u dit vermoedt, of een medewerker erop betrapt? Recherchebureau Heijm beantwoordt 3 veelgestelde vragen over (de vervolgstappen bij) interne fraude.

1. Wat is interne fraude precies?

Interne criminaliteit binnen bedrijven is een breed begrip, dat in feite in tweeën valt op te delen: bedrijfsdiefstal en bedrijfsfraude. Bij bedrijfsdiefstal worden spullen of geld verduisterd in dienstbetrekking. Dat kan iets simpels zijn als een pak papier of pennen, maar kan ook betrekking hebben op grotere bedragen. Bijvoorbeeld als op slinkse wijze laptops of andere apparatuur achterover wordt gedrukt. Of een greep uit de kassa wordt genomen. Onder de noemer interne fraude vallen allerlei misstappen die een medewerker binnen uw bedrijf kan begaan. Denk aan:

• Indienen van valse kosten- of urendeclaraties
• Ontduiken van bedrijfsvoorschriften
• Op andere wijze vervalsen van administratie
• Rommelen met de boekhouding
• Frauduleuze ziekmeldingen
• Bedrijfsgegevens kopiëren/uitlekken
• Schending van concurrentiebeding of geheimhoudingsplicht

En zo zijn er meer voorbeelden te noemen. Overeenkomst bij interne fraude is dat er altijd sprake moet zijn van een opzettelijke factor, met als doel hier zelf (financieel) beter van te worden.

2. Wat kunt u doen als u interne fraude vermoedt?

Om allerlei redenen kan u het gevoel bekruipen dat er zaken niet kloppen binnen uw bedrijf. Bijvoorbeeld omdat u regelmatig (kleine) spullen of geldbedragen mist of uw onderbuikgevoel zegt dat er meer speelt dan u als werkgever te zien of te horen krijgt. Dan is het allereerst van belang om het onderwerp interne fraude bespreekbaar te maken met uw medewerkers. Laat weten hoe u hierover denkt en welke consequenties de medewerkers aanvaarden als u inderdaad interne fraude constateert. Hou vervolgens uw ogen en oren open en neem – naast uw eigen onderbuikgevoel – ook verhalen uit de wandelgangen serieus.

Tenslotte, en dit is echt heel belangrijk:

Goede huisregels zijn van levensbelang om als bedrijf te kunnen optreden tegen interne criminaliteit.

Dus als u interne fraude vermoedt en u heeft nog geen goede huisregels, zet het opstellen hiervan dan onmiddellijk in werking. Anders heeft u bij daadwerkelijke constatering van bedrijfsfraude als werkgever maar weinig poten om op te staan.

Lees meer over het opstellen van goede huisregels in de blogs:

Huisregels voor uw bedrijf
Huisregels opstellen

3. Wat als u interne fraude constateert?

Zodra u interne fraude constateert, wilt u waarschijnlijk een aantal stappen zetten zoals het in gang zetten van een ontslagtraject. Vergeet in dat geval de volgende punten niet:

1. Zorg voor opbouw van een dossier waarin u vastlegt welke misstappen uw medewerker heeft begaan en op welke wijze die in strijd is met (huis)regels, wetten of voorschriften.
2. Laat blijken dat u bij het opstellen van het dossier en constateren van de interne fraude, de privacy van de medewerker niet hebt geschonden. Bijvoorbeeld door cameratoezicht op de werkvloer dat niet is aangekondigd. Anders is uw bewijs onrechtmatig verkregen en wordt een rechtszaak moeilijk.
3. Toon aan dat er sprake was van opzet. Bijvoorbeeld doordat de medewerker schulden had en financieel beter werd van de interne fraude. Of andere bewijsmiddelen. Iedere zaak is wat dat betreft weer anders.
4. Maak verslagen van ieder gesprek met uw medewerker en laat dit bij voorkeur ondertekenen. Al zal een medewerker die wordt verdacht van interne fraude, dit al snel weigeren.
5. Schakel een recherchebureau in om het juiste bewijs te verzamelen, zodat u sterk staat in de eventuele rechtszaak en ontslagprocedure.

Wilt u meer weten over de aanpak van interne fraude? En kunt u daarbij professionele hulp gebruiken om te zorgen dat zaken naar uw wensen worden afgehandeld? Neem dan contact op met bedrijfsrecherche Heijm. Heijm werkt samen met gespecialiseerde arbeidsrechtelijke advocaten en is hierdoor altijd op de hoogte van wetten en regelgeving omtrent de aanpak van interne fraude.

GRATIS TIP. Interne fraude: praten of laten?

Interne fraude bespreekbaar maken binnen uw bedrijf? Speciaal voor ondernemers is via internet het gratis dilemmaspel ‘Praten of laten? te bestellen.