Afgelopen week werd bekend dat de top van het elektronicaconcern Toshiba na een miljoenenverlies aftreedt. Dit alles vanwege interne fraude; een probleem dat u als werkgever – ook op kleine schaal – moet voorkomen binnen uw bedrijf. Voorkom deze vijf valkuilen interne fraude in de hand werken.
1. Problemen zijn niet bespreekbaar
Om interne fraude te voorkomen, is het belangrijk dat medewerkers elkaar – en ook hun leidinggevende – durven aan te spreken op gedragingen die hen opvallen of storen. Als er angst heerst om problemen te bespreken, groeit de kans gestaag dat ook bij fraude een oogje wordt dichtgeknepen of de andere kant op word gekeken. Zeker binnen bedrijven met een hiërarchische cultuur, steekt dit probleem nogal eens de kop op. Het is goud waard als medewerkers elkaar aanspreken en naar hun leidinggevende toe durven te komen met opmerkingen of problemen, ook uit de privésfeer. Zo is het bijvoorbeeld goed om te weten als een medewerker schulden of financiële problemen heeft, om fraude voor te blijven. Werk dus aan een open cultuur waar eerlijk hoogtij viert in plaats van angst en wees interne fraude een stap voor.
2. Onrealistische doelen
Een van de conclusies voor het fraudeschandaal bij Toshiba is dat bij het bedrijf jarenlang een cultuur heerste waarin het niet mogelijk was om tegen de wensen van een manager in te gaan. Terwijl het juist de managers waren die onrealistische doelen stelden voor de toekomst.
Trap als bedrijf niet in deze valkuil. Stel realistische doelen aan medewerkers. Personeel dat de werkdruk boven het hoofd stijgt, dat constant gestrest is en het gevoel heeft te worden uitgebuit door de werkgever, zal bij wijze van compensatie eerder geneigd zijn te frauderen – zonder teveel schuldgevoel. Denk bijvoorbeeld aan onterechte ziekmeldingen of te hoge onkostendeclaraties. Werk samen aan haalbare doelen, geef personeel de waardering die zij verdienen en voorkom interne fraude.
3. Weinig voorzorgsmaatregelen tegen interne fraude
Tegen interne fraude kunt u voldoende voorzorgsmaatregelen treffen. Denk bijvoorbeeld aan een gesprek met nieuwe medewerkers, voordat zij in dienst treden. Stel huisregels op en laat (nieuwe) medewerkers de afspraken over bedrijfsregels ondertekenen. Op die manier is voor beide partijen glashelder wat wel en niet wordt geaccepteerd. Lees meer in het blog bedrijfsfraude oplossen doe je zo.
4. Geen consequenties bij overtreding
Voorzorgsmaatregelen treffen tegen interne fraude is slim, maar niet nuttig als er vervolgens geen consequenties volgen op de overtreding ervan. Leg als werkgever vast wat de gevolgen zijn als werknemers zich niet aan het huishoudelijk reglement houden. Wordt toch bekend dat iemand fraudeert? Zorg dan dat u de consequenties die u heeft opgesteld daadwerkelijk uitvoert. Bijvoorbeeld ontslag, het inschakelen van een advocaat, aangifte bij de politie of het laten uitvoeren van extern onderzoek door een recherchebureau dat is gespecialiseerd bedrijfsrecherche en arbeidsrecht. Doe dit direct: zo geeft u een duidelijk signaal dat u interne fraude niet tolereert.
