Wie zoet is krijgt lekkers, wie stout is…. Veel werkgevers controleren de gehoorzaamheid van hun personeel graag. Werken mensen wel op de afgesproken tijden? Gebruiken zij bedrijfsmiddelen stiekem voor privédoeleinden? Om dat na te gaan, worden allerlei middelen uit de kast getrokken. Van cameratoezicht tot toegangscontrole. Tot waar strekken die rechten? En wanneer ben je als werkgever zelf stout?
Personeel & privacy
In Nederland heeft ieder mens recht op privacy. Zowel thuis als op de werkvloer. Werkgevers hebben daardoor maar beperkte rechten om hun medewerkers te controleren. Een groot deel daarvan is vastgelegd in de Wet Bescherming Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens zit daar bovenop. Bij bedrijfsrecherche Heijm worden we regelmatig gebeld met verzoeken om personeel te controleren, die absoluut niet proportioneel en subsidiair zijn. Dat wil zeggen: dat de ingezette middelen passen bij de (vermoedelijk) gepleegde overtreding. Hieronder leggen we uit welke voorwaarden er gelden voor het controleren van personeel.
Voorwaarden personeel controleren
Niet alleen werknemers breken zo nu en dan de regels, werkgevers zelf ook. Want in de ijverige zoektocht naar de waarheid worden vaak controlemiddelen ingezet die de privacy van medewerkers ernstig schenden. Een werkgever mag algemene data verzamelen die niet naar personen te herleiden zijn. Als er specifiek controle wordt uitgevoerd op één medewerker, gelden de volgende stelregels:
- Werknemers zijn op de hoogte van de huisregels
- Er moet een redelijk vermoeden bestaan dat de medewerkers (bewust) de regels van het bedrijf, de wet of de contractafspraken schendt
- De ingezette controlemiddelen zijn de enige mogelijkheid om de waarheid boven tafel te krijgen en zijn dus proportioneel en subsidiair
- Er moet een gerechtvaardigd belang zijn voor het inzetten van zware middelen zoals camera’s, omdat die de privacy van alle medewerkers ernstig schenden
- Het toezicht/de controles moeten noodzakelijk zijn
- Controle mag nooit stelselmatig van aard zijn
- Medewerkers mogen niet worden gedwongen tot het delen van privacygevoelige informatie
- De controles worden gemaild bij de Autoriteit Persoonsgegevens
- Indien van toepassing worden betrokkenen geïnformeerd zoals leidinggevenden, de medewerker zelf of een ondernemingsraad.
- Bij controle moet de werkgever voldoen aan de voorwaarden van de Wet Bescherming Persoonsgegevens
Aangekondigde of stiekeme controles
Werkgevers kondigen hun standaard-controles aan bij medewerkers. Soms al bij indiensttreding. Medewerkers zijn dan bijvoorbeeld op de hoogte dat er camera’s hangen om winkeldiefstal of sweethearting te voorkomen. Ook al is dit opgenomen in de huisregels of in de contractuele voorwaarden, geeft dit natuurlijk geen vrijbrief om lukraak alles te mogen controleren.
Voor stiekeme controles, bijvoorbeeld verborgen camera’s, geldt het proportionaliteit- en subsidiariteitsbeginsel nog sterker. Dit kan eigenlijk alleen als er (bijvoorbeeld) bedrijfsfraude of bedrijfsdiefstal wordt gepleegd, waarvan u als werkgever slachtoffer bent. Een recherchebureau kan hierover adviseren.
Middelen ter controle
Er zijn allerlei middelen die u als werkgever kunt inzetten om medewerkers te controleren. Denk aan e-mails, telefoondata, internetgebruik, camerabeelden, toegangsdata en nog veel meer. Zorg dat u op de hoogte bent van de Wet Bescherming Persoonsgegevens als u controles op de man wilt uitvoeren.
Personeel controleren? Bel Recherchebureau Heijm
Vermoedt u dat er binnen uw bedrijf dingen gebeuren die niet in de haak zijn? Of weet u dit zeker, maar niet wie de dader is? Dan kant u uw personeel controleren, maar doe dit zorgvuldig. Schakel Recherchebureau Heijm in als u zeker wilt zijn van een gedegen dossier en rechtmatig onderzoeksmateriaal, zodat u na afloop van het onderzoek sterk staat in een rechtszaak en/of ontslagprocedure. We vertellen graag meer, dus aarzel niet om contact met ons op te nemen.
